Vertragsstrukturierung – der erste Schritt zur Harmonisierung

Ziel Standardisierung

Wie bereits im Beitrag „Gewachsenes Serviceportfolio – Was nun?“ dargestellt, ist ein wesentliches Mittel zur Optimierung der Serviceerbringung die Standardisierung der Leistungen und der Leistungserbringung. Nur so lassen sich sinnvoll Prozesse etablieren, Skaleneffekte heben und  Verbesserungsmaßnahmen auf Kosten- und Qualitätsseite wirtschaftlich umsetzen. Doch das ist leichter gesagt als getan. Um eine Standardisierung zu erreichen, ist es zuerst einmal notwendig, eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation zu machen. Für Prozesse gibt es hierfür Prozess- und Reifegradmodelle, doch wie analysiert man die bestehende Vertragssituation.

Herausforderung Bestandsaufnahme

Kaum eine Vereinbarung oder ein Vertrag gleicht dem anderen. Je nach Abschlusszeitpunkt, beteiligten Parteien und dem vordergründigen Gegenstand wurden und werden Verträge unterschiedlich formuliert. Das Spektrum reicht dabei von nichtformalen Abkommen, die sich alleine aus der betrieblichen Praxis und der Gewohnheit ergeben, über stichpunktartige Auflistungen bis hin zu stark formalisierten Verträgen. Aber selbst bei stark formalisierten Verträgen sind Inhalte und Struktur bei unterschiedlichen Vertragsgegenständen und -parteien häufig nicht vergleichbar. Da im Rahmen der Vertragsverhandlung aufgrund individueller Herausforderungen und Interessen jeweils andere Verhandlungsergebnisse erzielt werden, haben Verträge auch bei gleicher Ausgangssituation am Ende häufig ein unterschiedliches Aussehen. Dies wird auch durch den Zeitgeist unterstützt, der aktuell zum Beispiel das Thema Security stark betont, was bei Verträgen, die vor Jahren geschlossen wurden, gegebenenfalls eine untergeordnete Rolle spielte.

Vertragsdaten

Vertragsdaten

Standardmodell für Verträge und Vereinbarungen

Um sich in einer solch heterogenen Vertragswelt einen Überblick zu verschaffen, müssen standardisierte Vertragsmodelle, ähnlich den Prozessmodellen, herangezogen werden, gegen die die Aufnahme der aktuellen Situation erfolgen kann. Jede Vereinbarung und jeder Vertrag wird dann gegen diesen Standard gespiegelt und die relevanten Daten in die neue Form übernommen. Dazu ist es notwendig, dass der Referenzvertrag die Obermenge aller möglichen Vertragsbestandteile und-attribute beinhaltet. Gleichzeitig muss es feste Regeln geben, wie die bestehenden Daten und Werte in den Standard zu überführen sind. Nur so ist gewährleistet, dass am Ende alle betrachteten Verträge in vergleichbarer Form vorliegen und die Spannweite der Vereinbarungen erkennbar ist. Dies bildet dann die Basis für die Zieldefinition in Bezug auf den Standardisierungsgrad und die notwendigen Maßnahmen um diesen zu erreichen.

Vertragstaxonomie

Leider findet man in der Literatur kein schlüssiges Modell, das als Grundlage für einen Standardvertrag dienen kann. Gängige juristische Einteilungen, wie Dienst- oder Werkvertrag sind wenig hilfreich. Hier lässt sich nur die geschuldete Sache und ihre abschließende Beschreibbarkeit ableiten. Um aber Vergleiche zwischen konkreten Vertragsinhalten stellen zu können, braucht es andere Modelle. Dazu müssen mögliche Inhalte sinnvoll kategorisiert und Regeln aufgestellt werden, wie Attribute aus dem Original in den Standard zu überführen sind. Es muss eine Vertragstaxonomie her. Wie eine solche Vertragstaxonomie aussehen kann, wird Inhalt eines der nächsten Beiträge sein.

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