Der Wert von Informationen – Warum Reporting alleine nicht hilft!

Reporting

Kaum eine Organisation kommt heute ohne ein umfangreiches Reporting aus. In allen Bereichen der Unternehmen werden eine Vielzahl an Daten und Sachverhalten erfasst und in Berichten mit unterschiedlicher Periodizität aggregiert. Vom Vorstand bis hin zum einfachen Mitarbeiter werden dann diese Informationen zur Verfügung gestellt. Um dies leisten zu können, werden umfangreiche technische und organisatorische Systeme betrieben. Ganze Abteilungen beschäftigen sich mit der Erfassung von Daten und deren Auswertung. Allen voran sind Controlling-Abteilungen an komplexen Data-Warehouse System interessiert, die nicht nur in der Einführung sondern auch im Betrieb erhebliche Aufwände produzieren.

Wert von Informationen

Wenn ein solch hoher Aufwand getrieben wird, dann muss der Wert der Information entsprechend hoch sein. Aber wie kann der Wert einer Information bestimmt werden. Nimmt man eine einfache Größe wie den Umsatz, dann könnte ein Bericht liefern, dass im Januar ein Umsatz von einer Million Euro und im Februar 1,2 Mio. Euro erzielt worden sind. Nun sieht man, dass der Betrag gestiegen ist, aber welchen Wert hat diese Information? An sich hat die Kenntnis der Umsatzgrößen in den ersten beiden Monaten des Jahres keinen Wert. Der Mehrwert dieser Information entsteht erst durch eine veränderte Handlung. Man könnte etwa feststellen, dass sowohl Januar als auch Februar weit hinter den Erwartungen bleiben und damit der zu erwartende Liquiditätsfluss unzureichend ist. In einem solchen Fall sollte das Unternehmen sich vermutlich mit der Hausbank auseinandersetzen, Kosten reduzieren und auch die Vertriebstätigkeiten intensivieren. Werden solche Maßnahmen eingeleitet, dann hat das Reporting seinen Zweck erfüllt. Wird nichts dergleichen getan, wäre es besser gewesen, sich die Kosten für Erhebung und Aufbereitung der Daten zu sparen.

Entscheidungen und Aktivitäten

Etwas akademischer ausgedrückt bestimmt sich der Wert einer Information aus der veränderten Wahrscheinlichkeitsverteilung der möglichen Zustände und der damit zusammenhängenden Entscheidung. Ein gutes Beispiel für eine solche Entscheidung ist die Wettervorhersage bei Formel 1 Rennen. Ist die Wahrscheinlichkeit für einen baldigen Regenguss hoch, so ist es sinnvoll Regenreifen aufzuziehen. Hat man aber nur Slicks dabei, dann braucht man auch keinen Wetterbericht.

Deutung von Informationen

Aber selbst wenn gangbare Handlungsalternativen vorherrschen, sind wir nicht immer in der Lage, die richtige Entscheidung zu treffen. Ein schönes Beispiel für diesen Sachverhalt ist das Ziegenproblem (Monty-Hall-Problem, aus einer amerikanischen Spielshow, ähnlich dem hierzulade bekannten „Geh aufs Ganze!“).

Ziegenproblem

Ziegenproblem

Beim Ziegenproblem hat ein Kandidat drei Tore zur Auswahl. Hinter einem der drei Tore ist ein Auto und hinter den anderen beiden jeweils eine Ziege. Der Kandidat entscheidet sich im ersten Schritt für ein Tor. Danach öffnet der Moderator, der weiß, hinter welchem Tor das Auto steht, eines der verbleibenden Tore. Er wählt dabei immer ein Tor, hinter dem eine Ziege steht. Nun bekommt der Kandidat die Möglichkeit, sich zwischen dem von ihm bereits gewählten Tor und dem dritten, dass weder von ihm gewählt, noch vom Moderator geöffnet wurde, zu entscheiden. Was soll der Kandidat tun. Der kundige Leser kennt die Antwort bereits, der Kandidat sollte sich umentscheiden, da so seine Chance, das Auto zu gewinnen, von 1/3 auf 2/3 steigt. Was ist also in diesem Zusammenhang der Wert des geöffneten Tores? En ausgefuchster (und auch risikoneutraler) Kandidat wäre bereit, bis zu 1/3 mal dem Wert des Autos an den Moderator zu bezahlen, um ihn dazu zu bringen, ein Tor nach obiger Regel zu öffnen.

Interessanterweise entscheiden sich viele Menschen in obigen Problem falsch. Selbst Wissenschaftler, die das methodische Grundhandwerkszeug (Satz von Bayes) beherrschen sollten, entscheiden sich hier intuitiv falsch. Aus dem Bauch heraus empfindet man nämlich keinen Mehrwert im vom Moderator geöffneten Tor und man hat das Gefühl, die Chance wären 50-50 bei Umentscheidung, weshalb man auch genauso gut bei der ursprünglichen Entscheidung bleiben könnte.

Wert des Reportings

Im Umgang mit Informationen kann man also drei wesentliche Hemmnisse identifizieren:

  1. Informationen werden nicht genutzt, man macht weiter wie bisher
  2. Es bestehen keine Handlungsalternativen
  3. Informationen werden falsch verstanden

In allen drei Fällen wird der ursprüngliche Nutzen des Reportings zumindest reduziert. Im Extremfall hat das Berichtswesen so gar keinen Wert. Um die Investition in ein durchaus sinnvolles Reporting trotzdem zu rechtfertigen, sollte die Aussagekraft der verwendeten Größen bekannt sein. Darüber hinaus sollten Handlungsalternativen existieren und es sollte jeweils ein Bezug zu den zu erhebenden Informationen hergestellt werden. So lassen sich sinnvolle Berichte etablieren, die den in sie gesteckten Aufwand auch rechtfertigen.

Trotz der Vielzahl bekannter Kennzahlensysteme und Kennzahlen ist das Design des Reportings in Bezug auf Inhalt, Periodizität und Zielgruppe eine Herausforderung. Wie man diese Herausforderung am besten angehen kann, wird einer der nächsten Beiträge zum Inhalt haben.

So Stay Tuned!

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